Logiciel personnalisé ou logiciel standard : Quels sont les avantages pour votre entreprise ?

Il n'est pas rare qu'une entreprise utilise des dizaines, voire des centaines de logiciels, généralement pour automatiser des tâches qui étaient auparavant effectuées manuellement.

Il existe deux grands types de logiciels pour les entreprises :

• les logiciels ayant une large portée commerciale (communément appelés « logiciels tablettes » ou « logiciels standards »)
• les logiciels développés « sur mesure » qui sont conçus spécifiquement pour une entreprise ou une organisation particulière (également appelés « logiciels personnalisés »)

Les deux types de logiciels ont leurs avantages et leurs inconvénients, et il peut être difficile de décider lequel est le mieux adapté aux besoins de votre entreprise.

D’une part, les logiciels standards sont souvent plus abordables que les logiciels personnalisés, car ils bénéficient généralement d’une large base d’utilisateurs, ce qui permet de réduire les coûts pour toutes les personnes concernées.

Toutefois, les logiciels personnalisés présentent également de nombreux avantages. Il peut être adapté exactement à vos besoins et exigences spécifiques, de sorte qu'il est plus efficace pour atteindre vos objectifs commerciaux, et il peut s'adapter au fil du temps à l'évolution de votre entreprise. Cela vous permet d'atteindre une automatisation et une rentabilité maximales dans vos opérations.

Les facteurs à prendre en considération sont la taille et la complexité de votre entreprise, la nature de votre activité et ses exigences particulières, ainsi que vos contraintes budgétaires, vos contraintes de temps et la disponibilité de ressources/employés clés.

Nous recommandons généralement aux entreprises d'examiner attentivement les solutions logicielles existantes sur le marché pour répondre à leurs besoins. La personnalisation est une option dont les coûts peuvent augmenter rapidement. Il est important de ne pas réinventer la roue.

Voici le premier principe à garder à l'esprit au moment de prendre votre décision : si vous tombez sur un logiciel qui semble faire 80 % de ce dont vous avez besoin, nous vous recommandons vivement d'explorer cette voie en premier lieu. Veillez à obtenir de bonnes références de la part de clients existants et, surtout, mettez vos besoins sur papier avant de faire votre choix définitif.

Mais dans quels contextes le développement de logiciels est-il préférable aux logiciels commerciaux à grande échelle ?

Voici 6 situations dans lesquelles un logiciel personnalisé sera plus avantageux pour votre organisation :

Cas n° 1 : vous avez plusieurs applications "tablettes" qui ne communiquent pas entre elles

De nombreuses entreprises de divers secteurs utilisent une approche "best-of-breed", c'est-à-dire qu'elles emploient plusieurs progiciels hautement spécialisés pour répondre à des besoins professionnels spécifiques. Cette pratique devient de plus en plus courante.

Dans ce cas, la solution consiste à développer un système de synchronisation des données entre ces logiciels, souvent appelé "pont de données". Cette approche vous permet d'exploiter les avantages de solutions ultra-spécialisées tout en synchronisant les données de manière transparente entre toutes vos applications logicielles.

L'un des principaux avantages de cette approche est qu'une fois le système de synchronisation des données mis en place, il devient facile de créer des couches logicielles personnalisées sur cette base. Cela vous permet généralement de

• Générer facilement des rapports KPI en temps réel, visuellement attrayants, qui regroupent les données de tous les systèmes.
• Intégrer des fonctionnalités supplémentaires aux systèmes existants, même s'ils ne sont pas intrinsèquement personnalisables.

Il existe des systèmes de pont de données "tablette", tels que Zapier et IFTTT. Nous vous recommandons de vérifier ces alternatives avant de développer des solutions personnalisées pour interconnecter vos systèmes. Encore une fois, il n'y a aucun intérêt à réinventer la roue. Si la fonctionnalité que vous recherchez est déjà disponible dans des systèmes comme Zapier et IFTTT, il est probablement préférable de choisir cette option dans un premier temps. Une fois que vous aurez atteint les limites de ces systèmes, la personnalisation se fera d'elle-même.

Cas n°2 : vous avez atteint la limite des fonctions disponibles pour le logiciel de tablette que vous avez choisi

Si vous êtes une entreprise qui essaie d'innover en permanence, il y a de fortes chances que vos ambitions soient freinées par les fonctionnalités des systèmes que vous utilisez. Deux solutions s'offrent à vous :

• Demander au fournisseur du logiciel de personnaliser son logiciel pour vous
• Passer en mode "personnalisé" pour ajouter de nouvelles fonctionnalités

Les problèmes que nous rencontrons généralement avec la première option, qui consiste à demander à votre fournisseur de logiciel standard de le personnaliser pour vous, sont généralement les suivants :

1) Le fournisseur ne veut pas créer de personnalisations dans le logiciel qu'il vous a fourni

Le développement de logiciels à grande échelle diffère considérablement du développement de systèmes personnalisés, un peu comme si l'on comparait un entrepreneur de maisons préfabriquées à un constructeur de maisons personnalisées haut de gamme. Leurs méthodes et leur expertise ne sont pas interchangeables. Les fournisseurs de logiciels standard trouvent qu'il est difficile de maintenir des branches de code personnalisées tout en préservant un noyau logiciel commun - une tâche de gestion lourde à long terme. Si, dans un premier temps, les développeurs de logiciels standard peuvent utiliser cette approche pour financer leurs opérations, elle peut entraver la croissance et causer des problèmes opérationnels avec les clients et les employés chargés de la production. La personnalisation d'un logiciel standard implique souvent de ne pas bénéficier des futures mises à jour, de perdre les avantages du logiciel standard et d'être confronté à des inconvénients supplémentaires.

2) Le fournisseur veut, mais n'a jamais le temps...

Nous voyons très souvent ce scénario, où le développeur du logiciel standard indique que la "fameuse" fonction que le client veut obtenir arrivera bientôt. Trop souvent, cette fonctionnalité se retrouve dans une charge de travail surchargée, et le développeur ne parvient jamais à l'atteindre. Et lorsqu'il y parvient, il arrive très souvent que le besoin ait changé entre-temps ou que la fonctionnalité finale ne corresponde pas aux attentes du client, puisque le développeur doit développer pour "tous ses clients", et non pour un seul. Comment éviter ce problème ? Il suffit de poser ces questions au fournisseur du logiciel :

De nombreux clients ont constaté que leurs fournisseurs de logiciels standard leur promettaient des personnalisations lorsqu'ils "auraient le temps". Malheureusement, dans plus de 95 % des cas, ces personnalisations ne se concrétisent jamais. Il s'agit là d'un phénomène courant. Les fournisseurs de logiciels donnent la priorité aux demandes qui profitent à "tout le monde" plutôt qu'aux clients individuels. Certains clients financent même des fonctionnalités "pour tous", reléguant ainsi les demandes personnalisées au dernier rang des priorités du fournisseur. Par conséquent, vos demandes sont souvent traitées en dernier.

3) Le fournisseur nous tient toujours en haleine avec la fameuse fonctionnalité à venir

Nous voyons très souvent ce scénario, où le développeur du logiciel standard indique que la "fameuse" fonction que le client veut obtenir arrivera bientôt. Trop souvent, cette fonctionnalité se retrouve dans une charge de travail surchargée, et le développeur ne parvient jamais à l'atteindre. Et lorsqu'il y parvient, il arrive très souvent que le besoin ait changé entre-temps ou que la fonctionnalité finale ne corresponde pas aux attentes du client, puisque le développeur doit développer pour "tous ses clients", et non pour un seul. Comment éviter ce problème ? Il suffit de poser ces questions au fournisseur du logiciel :

• En combien de sprints de développement la fonctionnalité est-elle planifiée ?
• Cette fonctionnalité spécifique fait-elle partie d'une étape bien définie ?
• Est-il possible de voir l'histoire de l'utilisateur de la fonctionnalité ?
• Est-il possible de voir les maquettes fonctionnelles de la fonctionnalité ?

Si le fournisseur de logiciels ne répond pas de manière convaincante à ces quatre questions, il existe un risque très réel que la fonctionnalité que vous souhaitez voir développée dans le logiciel ne le soit jamais et qu'elle ne soit pas livrée à votre écran.

Cas n° 3 : aucun des logiciels standard de votre secteur ne répond vraiment à vos besoins

Un cas intéressant. Vous avez examiné toutes les options connues et moins connues du marché et aucune ne semble répondre à vos critères, que ce soit en termes de fonctionnalité, de service ou de qualité ?

Que faire ? Malheureusement, il ne s'agit pas de se reposer sur ses lauriers.

La première chose à considérer est de savoir si le développement de logiciels sur mesure peut :

• être une opération rentable pour vous
• Vous donner une longueur d'avance sur la concurrence

Pour ce faire, vous devez avoir une estimation du budget de développement nécessaire pour atteindre vos objectifs et, en même temps, garder à l'esprit qu'un budget de maintenance du système sera nécessaire au fil du temps, soit environ 10 % du coût de développement annuel.

Vous devez ensuite déterminer si le volume de vos opérations et les bénéfices par opération sont suffisamment élevés pour justifier un développement personnalisé.

Dans certains cas, il peut être possible de poursuivre le développement personnalisé même si la rentabilité absolue n'est pas au rendez-vous. Toutefois, le bénéfice ou l'avantage par rapport à la concurrence doit être suffisamment important pour aller de l'avant. Exemple : vous développez une nouvelle plateforme pour améliorer le service à la clientèle. Elle ne sera pas directement rentable, mais si aucun autre concurrent ne la met en œuvre, elle peut devenir un avantage considérable par rapport à la concurrence.

Si la rentabilité ou le profit est élevé, la personnalisation est une bonne option à explorer.

Plusieurs critères de réussite doivent être consignés et respectés pour que le développement de logiciels personnalisés soit un succès. Veillez à choisir le bon partenaire.

Cas n° 4 : Je dispose déjà d'un logiciel personnalisé et je ne veux pas perdre mon avantage concurrentiel.

Avez-vous fait développer un logiciel personnalisé qui vous donne une longueur d'avance sur vos concurrents ?

Il est possible de moderniser votre application, bloc par bloc, tout en limitant l'impact sur vos opérations. Il est donc beaucoup moins risqué pour votre entreprise d'entreprendre un développement sur mesure dans une optique de modernisation, afin de maintenir votre avantage concurrentiel.

Cas n° 5 : J'ai un logiciel personnalisé existant sur une vieille technologie ; je ne veux pas d'un gel de 18 à 36 mois pour un transfert de système.

Nous voyons souvent des entreprises décider d'abandonner leurs logiciels développés sur mesure et de migrer vers des solutions standard. Elles sont alors confrontées à un problème de taille : le "gel" de leurs activités pendant 18 à 36 mois. Cette transition peut conduire à un chaos opérationnel au sein de l'organisation, comme cela s'est produit avec Phénix Payroll Systems and Services et la SAAQ au Québec.

Plusieurs entreprises ont frôlé la faillite à cause de ces migrations. Par exemple, au Canada, l'échec de Target a été attribué, en partie, à sa tentative de mettre en œuvre un logiciel standard au lieu d'importer son logiciel personnalisé des États-Unis. La complexité et la mauvaise adaptation du système ont entraîné un chaos logistique, des rayons vides et l'insatisfaction des clients.

Lorsque vous passez d'un logiciel personnalisé à un logiciel standard, n'oubliez pas qu'il faut généralement 12 à 18 mois pour retrouver une vitesse de fonctionnement optimale, ce qui se traduit souvent par des bénéfices d'exploitation réduits ou négatifs au cours de cette période. Veillez à en tenir compte dans vos calculs.

Cas n° 6 : vous avez une idée pour un produit technologique ou numérique qui n'existe pas encore

Uber, Facebook, Hubspot, etc. sont autant d'idées de produits technologiques qui ont été développés au fil du temps pour devenir des produits matures.

Vous avez une idée à développer ? Les solutions sur mesure sont généralement la meilleure solution.

Cependant, il est important d'avancer intelligemment. Nous recommandons vivement de réaliser une bonne étude de marché, des études de faisabilité et des maquettes interactives avant de développer la moindre ligne de code.

Vous réduirez ainsi les risques et augmenterez vos chances de réussite.

Vous ne devez pas choisir le développement de logiciels sur mesure par défaut. Vous devez d'abord vérifier s'il existe déjà un produit qui répond à vos besoins, afin de ne pas réinventer la roue. Si cette option n'existe pas, vous devez évaluer vos besoins et votre capacité à assumer les coûts liés à la réalisation de ce type de produit dans votre entreprise.

Cependant, dans certains cas, il peut s'agir d'un moyen extrêmement efficace de réduire les risques et de garder une longueur d'avance sur la concurrence en fournissant des solutions uniques qui répondent à vos besoins et à vos exigences spécifiques. Que vous ayez l'idée d'un nouveau produit technologique ou que vous souhaitiez moderniser des systèmes existants à l'aide de nouvelles technologies, le fait de travailler avec un partenaire de confiance peut vous aider à réussir et à obtenir un retour sur investissement maximal. Par conséquent, si vous envisagez de franchir le pas et avez besoin d'un partenaire, assurez-vous de faire vos recherches, de consulter des experts et de choisir le bon partenaire pour vos besoins spécifiques.

Lorsqu'il s'agit de choisir entre un logiciel personnalisé et un logiciel standard, il est important de comprendre les avantages spécifiques que les solutions personnalisées peuvent apporter à votre entreprise. Notre guide détaillé sur les 7 raisons pour lesquelles une entreprise a besoin d'une programmation personnalisée fournit des informations précieuses sur la façon dont la programmation personnalisée peut améliorer l'efficacité, l'évolutivité et l'innovation en fonction de vos besoins particuliers.