Exemple de tableau de bord pour la gestion du contrôle des coûts

Dans cet article, nous explorons une étude de cas détaillée d'une entreprise fictive qui cherche à améliorer sa gestion du contrôle des coûts. Apprenez à évaluer si les objectifs financiers et le suivi des dépenses sont atteints à l'aide d'outils de tableau de bord efficaces. Découvrez des stratégies pour optimiser le suivi budgétaire, analyser les flux de trésorerie et suivre les indicateurs clés de performance (ICP). Ce guide complet offre des informations précieuses aux entreprises qui cherchent à améliorer leur reporting financier et à atteindre leurs objectifs budgétaires.

Le contexte

Le suivi budgétaire est une priorité pour toute entreprise qui souhaite assurer un fonctionnement harmonieux. Pour un suivi continu, voire des contrôles périodiques, les responsables financiers doivent disposer de l'ensemble des informations financières de l'entreprise afin d'effectuer des analyses approfondies et de prendre les décisions qui s'imposent. Mais en réalité, ces gestionnaires ont-ils accès à ce type de données ?

En réalité, ces personnes n'ont parfois qu'une idée approximative des coûts et des recettes de l'entreprise, ce qui les conduit à prendre des décisions approximatives sur la base d'une analyse peu fiable des performances financières.

Comment éviter cela ? En utilisant un tableau de bord de suivi des coûts.

Le tableau de bord de suivi des coûts est un outil stratégique qui permet de définir et d'évaluer la réussite financière d'une entreprise.

Avec ce type de tableau de bord, l'équipe de direction de l'entreprise dispose de toutes les informations nécessaires pour mettre en place des stratégies : utiliser des informations factuelles - à la fois quantifiables et justifiables - pour prendre des décisions stratégiques plus intelligentes.

Pour mieux suivre la santé financière et la réalisation des objectifs, l'entreprise dispose d'un outil permettant de comparer facilement et en temps réel les prévisions budgétaires et les objectifs. Ces informations permettent d'identifier les écarts et leurs causes, afin que l'entreprise puisse adapter sa stratégie à la réalité.

L'entreprise a suivi les étapes ci-dessous pour élaborer le tableau de bord.

Objectifs

L'objectif premier d'un tableau de bord de suivi des coûts est de gérer efficacement la trésorerie.

Cela signifie que :

• Évaluer la situation financière d'une entreprise en un seul coup d'œil ;
• Identifier rapidement les anomalies potentielles en mettant en évidence les écarts significatifs par rapport au budget prévu et aux recettes estimées,
• Identifier les tendances de manière préventive plutôt que réactive ;
• etc.

Le tableau de bord de suivi des coûts doit permettre à l'entreprise de répondre aux questions suivantes :

• L'évolution budgétaire correspond-elle aux attentes par rapport au calendrier ?
• Quels sont les départements qui dépensent plus que prévu ?
• Devons-nous revoir nos estimations à la hausse ou à la baisse ?
• Quel est le retour sur investissement prévu ?
• etc.

Le tableau de bord permet à l'entreprise d'atteindre et de dépasser ses objectifs financiers en optimisant les coûts et les dépenses.

ICP

• Pourcentage de marge brute ;
• Pourcentage de la marge opérationnelle ;
• Ratio des dépenses d'exploitation ;
• Pourcentage de la marge bénéficiaire nette ;
• Variations des coûts ;
• Variations des recettes.

Agrégation et traitement des données

Toutes les données utiles au projet sont stockées dans une base de données, qui a été créée précédemment par l'équipe en utilisant la modélisation des données des différents entrepôts de données.

Quelles sont les informations présentées ?

Le tableau de bord comporte deux sections principales :

Le premier récapitule les bénéfices et les pertes de l'entreprise

• ICP : les résultats quantitatifs liés aux finances de l'entreprise ;
• Modifications et détails des coûts d'exploitation au cours des 12 derniers mois ;
• Changements dans les bénéfices au cours des 12 derniers mois ;
• Un tableau résumant le compte de résultat.

Le second couvre les écarts entre les coûts et les objectifs de l'entreprise

• Certains graphiques montrent l'écart entre les estimations et la réalité ;
• D'autres fournissent un résumé des coûts et des recettes estimés par rapport à la réalité.

Formatage et visualisation

Pour faciliter la lecture et la navigation, le tableau de bord des coûts est divisé en deux sections sur deux pages. Les indicateurs clés de performance importants sont mis en évidence en haut de la page, puis des tableaux et des graphiques sont présentés, comme illustré ci-dessous.

Choix de l'outil

L'entreprise a choisi d'investir dans un programme personnalisé pour s'assurer que le logiciel répondait réellement à ses besoins. Elle a également choisi d'engager une équipe externe pour gérer son infrastructure informatique, ce qui lui permet de se concentrer à 100 % sur ses principales préoccupations.

Présentation des résultats

Page 1 : Profits et pertes

Cette section identifie les différentes méthodes d'optimisation permettant d'augmenter les bénéfices, que ce soit en augmentant les recettes, en réduisant les coûts ou les deux.

Page 2 : Écarts de recettes et de coûts

Cette partie du tableau de bord permet de visualiser facilement les écarts et leurs causes, afin que les différents niveaux de gestion puissent les évaluer et discuter directement des mesures à prendre pour résoudre les problèmes.

Se mettre sur la bonne voie avec le tableau de bord de suivi des coûts

Les dirigeants ont rapidement trouvé dans le tableau de bord les informations importantes qui leur ont permis de parler de l'avenir stratégique de l'entreprise :

• Le budget doit-il être adapté en fonction de la saison ?
• Faut-il adapter la répartition du budget ?
• Devrions-nous investir dans des machines plus performantes, compte tenu de l'entretien nécessaire pour les machines actuelles ?

En fin de compte, toutes ces questions provenaient des données du tableau de bord de suivi des coûts et ont clairement donné à l'entreprise une bonne vue d'ensemble lui permettant de prendre des décisions qui stimuleront la croissance de l'entreprise. Les outils de veille stratégique sont la clé de l'efficacité et de la précision opérationnelles.

Pour en savoir plus sur les avantages des tableaux de bord dans l'industrie manufacturière, consultez notre article sur les 8 avantages d'un tableau de bord pour une entreprise manufacturière.