Comment réussir la migration vers les services Microsoft Office 365 ?

La migration de Microsoft Office 365 au sein de l'infrastructure informatique d'une entreprise est un processus qui doit être pris au sérieux.En effet, le déploiement de cette plateforme peut s'accompagner de mauvaises surprises, qui peuvent compromettre la sécurité des données.C'est pourquoi une bonne planification des procédures est essentielle lors d'une migration vers Office 365. Voici nos recommandations à suivre pour assurer une migration réussie vers Microsoft Office 365.

L'étape de pré-migration est celle qui permet de bien planifier le processus afin d'éviter le cauchemar de la migration. En effet, une bonne planification d'un processus de migration représente 80% du travail effectué. Pour ce faire, nous vous recommandons vivement de considérer les étapes suivantes :

Définir les besoins de votre organisation en termes de produits Office

Une bonne évaluation des besoins de l'entreprise en matière d'applications Office est la première étape à franchir : par exemple, le courrier électronique (échange en ligne), le partage de documents (OneDrive, SharePoint), la communication (Teams, Skype for business).Cette étape est le point d'ancrage pour avoir une meilleure vue d'ensemble des phases de migration qui seront déterminées dans le cadre du support choisi.

Évaluer les capacités de l'infrastructure actuelle

Afin de soutenir le transfert de données vers un environnement Cloud Office 365, il est nécessaire d'obtenir le meilleur diagnostic sur l'état de l'infrastructure actuelle.Cette transparence permettra d'orienter les décisions sur les manœuvres à effectuer pour une migration optimale. Parallèlement, cette étape permet de moduler le nouvel environnement en fonction du volume de données pouvant être transférées.

Réaliser un inventaire des données à transférer

Vérification des ressources et des données pour assurer le choix d'une infrastructure adaptée aux besoins de l'organisation :

• Identifier et nettoyer les comptes d'utilisateurs
• Recueillir la taille et le nombre de boîtes aux lettres
• Dresser une liste des groupes et des alias
• Liste des noms de domaine concernés par la migration
• Documenter autant d'informations que possible sur les paramètres du réseau, la configuration du proxy et/ou du pare-feu, les hôtes DNS, la connexion Internet, etc.
• Cibler les informations présentes sur tous les sites intranet sélectionnés pour la migration
• Recueillir des informations détaillées sur les applications intégrées aux systèmes existants (applications de messagerie, flux de travail, gestion de la relation client, etc.)
• Consulter la liste des sites des utilisateurs s'il y a plusieurs sites.

Sélectionner le type de migration optimal : hybride ou basculement

Juste avant l'étape de la migration, il est essentiel de déterminer le type de migration approprié défini en fonction : du système de messagerie, du type d'hébergement souhaité (complet ou partiel), du nombre d'utilisateurs à migrer et de la vitesse à laquelle la migration complète doit être réalisée. Les migrations les plus fréquemment déployées sont :

• Un déploiement hybride étend la gamme de fonctionnalités et la gouvernance administrative établies au sein de l'organisation locale existante de Microsoft Exchange au nuage.Cette technique est souvent utilisée parce qu'elle permet le transfert sécurisé des messages, le partage des informations sur la disponibilité des calendriers et le suivi des messages entre les organisations locales et Exchange Online.
• Une migration Exchange avec basculement est particulièrement recommandée pour les architectures qui évoluent vers une gestion des données 100 % sans nuage. En outre, elle est recommandée pour les organisations dont l'inventaire de boîtes aux lettres se situe entre 150 et 2000.Cependant, le serveur local doit disposer d'un certificat émis par une autorité de certification de confiance et d'une adresse IP publique, car il doit se connecter à un serveur Exchange local pour migrer par basculement.

Préparation de l'architecture locale (Active directory) 

Dans un plan de migration, où il est important de maintenir une architecture locale, il est essentiel de configurer des outils de synchronisation AD adaptés à l'environnement informatique de l'entreprise.

Déployer des politiques de sécurité personnalisées 

Les administrateurs informatiques doivent mettre en place un système d'audits, de rapports et d'alertes de changement en temps réel pendant le processus de migration afin de garantir la sécurité des données et de garder un œil sur : l'accès, les exigences légales en matière de conservation et les anomalies pendant le transit des données.

Une migration en 3 phases est fortement recommandée : 1) Courriel (Exchange), 2) Outils de communication (Team-Skype), 3) Données (SharePoint-OneDrive).Cette procédure en trois séquences permet :

• Minimiser l'impact de la migration sur les opérations quotidiennes
• Faciliter l'intégration et l'apprentissage du personnel
• Simplifier la mise en œuvre au sein du réseau

Avant de procéder à cette dernière étape, il est très important de s'assurer que tous les messages ont été redirigés vers les boîtes aux lettres Office 365 ; dans le cas contraire, il sera impossible de récupérer aucune donnée transférée.

Stabiliser la migration

Bien sûr, tout changement apporte beaucoup d'insécurité au sein d'une organisation. Une fois que l'environnement d'affaires est officiellement administré par Office 365, il est très important de planifier une période d'adaptation avec votre assistance technique. De plus, afin d'optimiser le nouvel environnement Office 365 au sein de votre organisation, l'implication de quelques acteurs familiers avec cette nouvelle plateforme Office 365 assurera une formation continue et le bon fonctionnement des différents programmes utilisés au sein de l'entreprise.

 Mandater une société externe: dépense ou investissement ?

Il n'en demeure pas moins qu'une migration est propre à chaque entreprise et que l'importance de bien organiser l'implantation d'Office 365 est souvent l'enjeu qui définira l'appréciation de cette nouvelle plateforme au sein de votre équipe de travail. Une assistance technique expérimentée fait souvent la différence dans le niveau de risque attribuable aux coûts et aux imprévus liés à ce type de migration. L'intervention rapide d'une firme externe permettra de maximiser l'investissement d'une implantation de cette envergure.