7 avantages à passer à Microsoft Office 365

Depuis 2013, Microsoft Office propose une nouvelle plateforme collaborative de type "cloud computing" : Office 365. Afin d'optimiser les communications, la capacité de stockage et l'accessibilité aux données de l'entreprise, l'une de nos principales solutions informatiques consiste à proposer une migration vers Microsoft Office 365.Voici comment profiter de la version cloud d'Office 365.

Tout d'abord, il faut rappeler qu'une des principales fonctionnalités classiques est d'administrer la gestion du courrier électronique d'Outlook via le composant Exchange. De plus, cette plateforme est bien entendu le gestionnaire de programmes tels que : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access et Publisher.

Cependant, la version Cloud d'Office 365 est bien plus que cela !

Meilleure accessibilité des fichiers

Office 365, dont le rôle est d'héberger des informations dans un système de sauvegarde en nuage, combine plusieurs avantages pour améliorer les procédures de communication au sein d'une entreprise.Grâce à une simple connexion internet, cette plateforme permet aux utilisateurs d'accéder à leurs documents à distance, à tout moment, en tout lieu et sur tous types de périphériques mobiles et fixes : tablette, téléphone portable, ordinateur.Cela devient particulièrement avantageux pour une organisation disposant de plusieurs points de service, car la mise en place d'Office 365 permet de connecter les différents sites de l'entreprise sans l'aide de réseaux privés virtuels (VPN).

Améliore le travail collaboratif

Le développement des applications d'Office 365 est orienté vers l'esprit de coopération. Des outils tels que OneDrive et SharePoint permettent de maximiser le partage de fichiers et l'accessibilité au sein du personnel.L'ère du document en lecture seule est révolue.Ces fonctionnalités permettent à plusieurs personnes de modifier un document en même temps, ce qui élimine les duplications inutiles et risquées et facilite la recherche de documents.

Avec Planner 91, les utilisateurs d'Office 365 peuvent simplifier et centraliser la distribution et le suivi des tâches.Cet outil améliore l'organisation de toutes les tâches planifiées et permet aux personnes concernées d'avoir leur mot à dire sur l'avancement des projets en cours.

Du point de vue des réunions et des conférences, il est impossible de passer à côté des avantages de Skype Entreprise.Cette application offre la possibilité d'envoyer des messages instantanés ou de démarrer des vidéoconférences instantanément à partir d'un document Word ou PowerPoint. Il est même possible de planifier des réunions à partir d'Outlook, de présenter des documents, de partager des visuels d'écran et même de permettre à une autre personne de contrôler un poste de travail à distance.

Centralisation des données

Que ce soit pour le traitement de l'information client (CRM), la planification des ressources de l'entreprise (ERP) ou la diffusion interne d'informations stratégiques à la direction des ressources humaines (Intranet), SharePoint permet de canaliser l'information influente pour la gestion de la croissance d'une entreprise. Que ce soit pour la mise en place de procédures, l'accès à des formations, le suivi de dossiers clients, cet outil fonctionnel et simple d'utilisation peut être utilisé par n'importe qui au sein d'une organisation, contrairement aux Intranets classiques où des Ressources informatiques sont requises, ce qui limite la gestion du réseau interne au sein d'une équipe informatique.

Par ailleurs, les données stockées dans la suite Office 365 étant administrées par Microsoft et non par les serveurs locaux de l'entreprise, ces outils offrent un espace de gestion dans le cloud de 1 To de stockage d'informations pour chaque utilisateur, ce qui n'occupe pas inutilement de l'espace sur les serveurs locaux.

Sur un plan plus technique, Office 365 a un impact direct sur le temps imputable à la maintenance des équipements informatiques. Là encore, l'hébergement des informations par l'environnement de cloud computing Office 365 simplifie grandement l'implication du support technique dans la maintenance et le stockage des données.

Simplifie la maintenance et la mise à jour des infrastructures

Votre service informatique vous confirmera que la migration d'Office 365 réduit considérablement les procédures imputables à la maintenance des infrastructures informatiques. Fini les sauvegardes irritantes, le suivi des mises à jour des programmes, la gestion des licences des serveurs et l'administration de qualité des courriels, car avec Office 365, Microsoft garantit une disponibilité de 99,9 %.

Augmentation de la capacité d'archivage des données

Nous constatons, à travers nos différents mandats effectués chez nos clients, une diminution entre 30% et 60% de l'espace requis pour le stockage des données couramment utilisées.Cette réalité a un impact direct sur le besoin d'espace pour votre support physique de serveurs internes.

Optimise les solutions de sécurité

Exchange Server offre une sécurité à 360 degrés et protège l'environnement numérique contre les courriels indésirables, les logiciels malveillants, les virus et les attaques par hameçonnage.

Facilite un environnement sans papier

La maîtrise des produits offerts par la suite Office 365 minimise l'utilisation de documents papier, ce qui réduit considérablement les dépenses liées à l'impression des documents : papier, cartouches d'encre, utilisation et maintenance du matériel, etc.

Ce que nos clients remarquent :

• Augmentation de la productivité ;
• Amélioration de l'efficacité des communications ;
• Réduction des pertes de données ;
• Meilleure interaction des équipes intergénérationnelles ;
• Meilleure disponibilité de l'équipe informatique ;
• Moins de personnel et de dépenses pour les besoins d'impression.

L'avenir des produits Microsoft Office locaux

La réticence au changement est l'un des éléments qui ralentissent le processus de décision de passer au mode "cloud-free".Toutefois, il convient de réfléchir au fait que Microsoft prend lentement mais sûrement un véritable virage en proposant davantage de ses produits en version web. Cela suggère que les produits Microsoft Office locaux seront finalement remplacés par des applications Web uniquement.Cependant, nous pensons que dans un avenir proche, le jour viendra où la migration vers Office 365 deviendra un must pour toutes les entreprises qui adhèrent à l'environnement Microsoft.

Néanmoins, lorsqu'il s'agit d'un projet de déploiement d'Office 365, nous croyons fermement qu'il est important de consulter un expert afin d'obtenir un diagnostic complet de vos besoins réels et de son potentiel d'exploitation au sein de votre gestion d'entreprise.