5 conseils pour simplifier la gestion de vos courriels 

#1 : Désactiver les notifications pour les nouveaux courriels entrants

Selon diverses études, il faut en moyenne 5 à 20 minutes pour retrouver son niveau de concentration initial après avoir été interrompu dans l'exercice d'une activité.Une interruption peut bien sûr être un collègue qui s'adresse directement à vous ou la nécessité de répondre à un appel téléphonique urgent, mais il peut aussi s'agir d'une simple notification logicielle apparemment inoffensive.

S'il est d'usage, lorsqu'on veut "ne pas être dérangé", d'avertir ses collègues à l'avance ou de rediriger les appels entrants vers sa boîte vocale, il est beaucoup plus rare de voir une personne mettre en sourdine les notifications de ses différentes applications et c'est encore plus vrai lorsqu'il s'agit d'une application de gestion des courriels.

Or, nous recevons en moyenne 30 à 60 courriels par jour et même si toutes ces interruptions ne sont pas de facto à l'origine d'une perte de concentration d'environ 20 minutes, elles ont le potentiel de le faire, souvent de manière sournoise.Trop souvent, un courriel à traiter me paraissait "facile et rapide", alors qu'au final, j'ai dû y consacrer des dizaines de minutes, voire plus, suite à une complication que je n'avais pas pu anticiper à la première lecture.

Personnellement, j'ai aussi perdu le compte des fois où j'avais résolu de me concentrer sur une seule tâche importante jusqu'à ce qu'elle soit terminée, pour finalement prêter attention à un courriel entrant quelques minutes plus tard, la notification de son arrivée me faisant oublier la promesse que je m'étais récemment faite à moi-même.

Certaines études vont même plus loin et stipulent que même si nous ne répondons pas à ces notifications sur le champ, leur simple vue contribue à une perte significative de concentration sur l'activité en cours, ajoutant au caractère problématique de l'affichage de notifications à tout moment.Comment en douter ?Imaginez que vous soyez occupé à une tâche et que quelqu'un crie votre prénom de temps en temps.Même si vous ne répondez pas à cette personne, votre concentration sera affectée d'une manière ou d'une autre.

En conclusion, traitez le pouvoir perturbateur des notifications de vos différentes applications et notamment celles de votre logiciel de gestion de courrier électronique au même titre que celui de votre téléphone et restez concentré plus longtemps !

#2 : Récupérez vos courriels à intervalles réguliers

Une autre astuce, qui peut être combinée avec la première (recommandée) ou utilisée seule, consiste à récupérer vos courriels non pas en temps réel, comme nous le faisons presque tous aujourd'hui, mais plutôt à intervalles statiques et réguliers.Bien que cela demande une certaine discipline au début, les avantages de cette méthode de récupération vous feront rapidement oublier les efforts que vous avez dû y consacrer au début.

Vous pouvez bien sûr vous discipliner en ajoutant à votre signature et à votre réponse automatique que vous ne lirez vos courriels que 2 ou 3 fois par jour à des heures précises et en veillant (sans tricher !) à ne pas consulter votre boîte aux lettres électronique en dehors de ces heures :

"Veuillez noter que je récupère et lis mes courriels à 11 heures et à 15 heures. Pour toute urgence nécessitant une réponse immédiate, veuillez me contacter par téléphone au 514-555-5555".

Si la volonté manque, il est toujours possible d'avoir recours à certains outils qui vous permettront d'atteindre vos objectifs. Par exemple, l'extension Chrome Gmelius permet de suspendre manuellement (et automatiquement via la version payante de l'extension) la réception de nouveaux courriels, tandis que sous Office 365, vous pouvez simplement désactiver l'envoi/réception automatique ou même vous mettre en mode déconnecté. Ce faisant, vous ne pourrez pas répondre aux nouveaux emails entrants, la récupération de ces emails ayant été volontairement suspendue !

En fonctionnant selon le principe de la récupération par intervalles, vous bénéficierez de périodes de concentration continues plus longues et, grâce au traitement par lots, vous ferez de la gestion de vos courriers électroniques entrants une tâche unique et récurrente plutôt qu'une multitude de petites tâches qui polluent votre emploi du temps.

# 3 : Donner à l'e-mail le niveau de priorité qu'il mérite

Les tableaux de bord modernes sont conçus pour être disponibles sur différents terminaux (mobiles, tablettes, etc.) à tout moment avec les données les plus récentes. Fini les rapports qui prennent du temps à compiler avec des résultats qui ne reflètent plus la réalité en constante évolution.

#4 : Rédigez vos e-mails comme s'il s'agissait d'une lettre manuscrite à envoyer par la poste

Qui ne se souvient pas des chaînes d'e-mails du début des années 2000 ?Ces longues chaînes d'e-mails, souvent inutiles et envoyés dans un but douteux, auxquels les gens répondaient ou, pire, qu'ils faisaient suivre à leurs proches.

Si le phénomène a perdu de sa vigueur ces dernières années dans un contexte social, il semble s'être inscrit dans notre contexte professionnel et n'a cessé de se renforcer depuis !

Un courriel n'est pas un appel téléphonique ni même un SMS.Ce n'est certainement pas une conversation entre deux personnes, ce n'est qu'une lettre électronique et une lettre, par nature, doit être précise et concise.Imaginez que vous rédigiez une demande manuscrite et que vous ayez l'intention de l'envoyer par la poste, en espérant une réponse claire et rapide quelques jours plus tard de la part de la personne qui doit la recevoir.Pensez que si votre demande est mal formulée, la réponse que vous recevrez pourrait être une demande de détails supplémentaires et ainsi, votre rêve de recevoir l'information que vous souhaitez en temps voulu serait perdu.

Dans un tel contexte (qui existait il n'y a pas si longtemps), où les délais d'envoi et de réception sont importants, vous vous efforcerez de rédiger la demande la plus précise possible, en évitant toute ambiguïté et en prenant soin d'indiquer au destinataire où vous voulez qu'il aille pour qu'il puisse satisfaire votre demande de manière adéquate et sans accroc.

Un courriel, bien qu'instantané, devrait répondre aux mêmes exigences. Bien sûr, comme nous manquons tous de discipline, ce n'est souvent pas le cas et il en résulte des demandes mal formulées, imprécises et paraphrasées, mais pourquoi ?Parce que nous nous disons que, dans le pire des cas, le destinataire nous demandera des précisions.Après tout, envoyer un courriel, c'est du gâteau !

Il en résulte souvent un échange interminable de courriels sur le même sujet, chaque nouveau courriel envoyé introduisant de nouvelles ambiguïtés dans l'échange en cours, ce qui allonge le temps de traitement de la demande initiale et augmente le niveau de stress des parties concernées.

Faites-vous une faveur (ainsi qu'à toute personne impliquée dans l'échange) et travaillez en amont, et non en aval, en veillant toujours à faire preuve de la même discipline que pour une lettre conventionnelle lors de la rédaction d'un courrier électronique.Les quelques minutes supplémentaires que vous passerez avant l'envoi vous seront rendues, et même davantage lorsque vous recevrez la réponse, et votre correspondant n'en sera que plus heureux.

#5 : Planifier des "réunions par e-mail".

Parfois, malgré toute notre bonne volonté, une situation peut être difficile à circonscrire de manière précise et concise par écrit, et c'est ainsi que nous nous rendons compte que notre e-mail, qui devait être relativement long pour les besoins de la cause, est maintenant digne d'une thèse de doctorat en raison du nombre de caractères qu'il contient.

Bien qu'il n'y ait pas de règle stricte concernant la longueur idéale d'un e-mail (pour autant qu'il soit clairement rédigé), il existe au moins une règle simple qui s'énonce comme suit :

"Si un courriel devient difficile à rédiger en raison de sa complexité technique ou des ressources qu'il implique, la communication verbale devient nécessaire.

Désormais, au lieu de communiquer spontanément avec la personne à qui le message est adressé, et à moins que la situation ne l'exige vraiment, planifiez avec elle une réunion en face à face par courrier électronique au cours de laquelle vous discuterez non seulement du problème que vous essayiez de lui communiquer par courrier électronique, mais aussi de tout autre problème que vous jugez pertinent, la personne est déjà disposée à vous consacrer toute son attention et est présente en face de vous.

Ce faisant, vous contribuerez à réduire le nombre de communications par courrier électronique, vous traiterez vos dossiers complexes plus rapidement et vous profiterez de ces occasions pour discuter de nombreuses autres questions de moindre importance qui requièrent l'intervention de cette ressource.

2/3

Deux courriels sur trois ne sont ni urgents ni importants.

74%

des employés déclarent que la gestion des e-mails est leur principale source de stress au bureau.

30%

C'est le temps moyen passé par un employé à lire, trier et catégoriser les courriels dans l'entreprise.